Cómo organizar Dropbox, ¡sin problemas!

ordenar dropbox

Organizar Dropbox de manera perfecta no es cualquier cosa. Tenemos un espacio limitado –a veces compartido– que debemos organizar de manera inteligente, para poderlo aprovechar al máximo.

En esta entrada te voy a enseñar como lo organizo yo. Creo que mi manera te puede ayudar, ya que es fácilmente adaptable a muchos tipos de usuario. ¡Vamos allá!

Que sincronizar y que no

Como ya he dicho antes, Dropbox ofrece un espacio limitado. Esto hace que no sea aconsejable añadir a la sincronía ficheros muy grandes. Películas, series de TV, música… Todo ese tipo de material queda fuera de Dropbox. Para poder disfrutar de este tipo de contenido de manera descentralizada recomiendo utilizar otras vías: Spotify, iTunes Match, Plex, etc…

Las referencias a su vez las trabajo por medio de Evernote, de esta manera la cantidad de ficheros con los que Dropbox ha de trabajar se reduce considerablemente.

Entonces… ¿Qué sincronizo?. Todo el material al que me puede interesar acceder de manera remota: Preferencias de aplicaciones, backups, carpetas compartidas, enlaces simbólicos, archivos recientes, proyectos, scripts, fotos y videos capturados con mi iPhone, etc…

Planea un flujo de trabajo por cada carpeta

Al instalar Dropbox podemos ver que este servicio añade 3 carpetas pro defecto: Apps, Camera Uploads y Public. Cada una tiene un fin concreto.

APPS: Guarda las preferencias de las aplicaciones que se sincronizan con Dropbox. En esta carpeta guardo los elementos relacionados con aplicaciones como: Alfred, Hazel, Keyboard Maestro, Pixa, TextExpander, Transmit, Unclutter

CAMERA UPLOADS: Guarda el material almacenado en el carrete de nuestro iPhone. Esta carpeta la tengo oculta y gestionada por Hazel. De esta manera, mediante unas sencillas reglas puedo automatizar la gestión de las imagenes y videos de una forma más eficiente.

PUBLIC: Está pensada para que le añadas los elementos que vas a compartir de manera pública. Esto nos permite saber que elementos son accesibles públicamente. Aunque se pueden compartir enlaces desde cualquier carpeta, es recomendable “aislar” todo lo público dentro de esa carpeta.

ocultar camera uploads

Antes de que empieces a crear una carpeta es preciso que respondas de manera clara a estas preguntas:

  • ¿Qué propósito tiene?
  • ¿Cuál será su estructura?
  • ¿Qué ficheros contendrá?
  • ¿Como llegarán ahí los ficheros?

Según estas preguntas y mis necesidades he añadido las siguientes carpetas.

ACCION: Carpetas programadas con Hazel que hacen que ocurran determinadas cosas. Por ejemplo puedo añadir en una de estas carpetas una imagen de un documento y obtener un archivo PDF con OCR.

BACKUPS: Copias de seguridad de determinados elementos que me interesa que esten accesibles en otros ordenadores.

COMPARTIDAS: Cuando comparto una carpeta de Dropbox con otro usuario lo hago con una de las carpeta contenidas aquí. Si quiero compartir una carpeta con mi amigo Oscar Garcia, creo aquí una carpeta con el nombre “EDENEXPOSITO-OSCARGARCIA” y es la que comparto con él. Así nos es más fácil a los dos identificar que carpeta esta compartida con quien.

ENLACES SIMBOLICOS: Esta es muy interesante. A veces quiero tener el contenido de determinadas carpetas –situadas fuera de la estructura de Dropbox– sincronizadas entre varios dispositivos. En esta carpeta van a ir todos esos elementos externos a Dropbox.

IMAGENES: Este es el lugar donde añado mis imágenes. En su interior hay varias subcategorías de carpetas: screenshots, wallpapers, galería… Algunas están gestionada por Hazel. Él se encarga de ordenar aquí el material fotográfico añadido a “CAMERA UPLOADS”. Además, para navegar de una forma más visual, he indicado en la aplicación Pixa que monitorice esta carpeta.

PROYECTOS: Se explica solo. Aquí se encuentran los últimos proyectos con los que estoy trabajando actualmente.

RECIENTES: No se si te ha pasado a ti, pero siempre suele estar fuera de sincronía el fichero que quieres (la Ley de Murphy). Esta carpeta es gestionada por la aplicación gratuita Quicksand, que añade aquí los últimos ficheros con los que estoy trabajando (según unos criterios específicos). Si no la conoces, te recomiendo que le eches un vistazo.

SCRIPTS: Todos los ficheros relacionados con Applescripts, Workflows de Automator, servicios, etc…

VIDEOS: Gestionada por Hazel en función del material de video que se añade en CAMERA UPLOADS. Hazel me organiza aquí por año y por meses todas las capturas de video que hago con mi iPhone.

SCRIPTS 2014-07-28 11-05-45 2014-07-28 11-05-48

Conclusion

Este sistema de clasificación me permite gestionar mi espacio en Dropbox de manera eficiente. Las carpetas más pesadas para mi son las de PROYECTOS, pero cada vez que acabo un proyecto lo comprimo y lo archivo en otro lugar (con varias copias de seguridad).

La clave está en mantener una estructura clara, simple y extensible. Esta a su vez no ha de estar condicionada por las aplicaciones que la usen, ya que constanmente las podemos estar actualizando.

¿Y tú como ordenas tus carpetas en Dropbox?

Edén Expósito

Cofundador at CoachClouder
Diseñador profesional y apasionado de las nuevas tecnologías. Cofundador de coachclouder.com, enseño a otras personas a usar correctamente las herramientas tecnológicas que necesitan para mejorar su calidad de vida. Descubre más sobre mi aquí

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